TEMİZ, HUZURLU ve GÜVENLİ BİR ORTAM ARIYORSANIZ
BİZ BURADAYIZ

BAŞAKŞEHİR 5. ETAP TOPLU YAPI YÖNETİMİ

01.01.2012 – 31.12.2012 DÖNEMİNE İLİŞKİN

DENETİM KURULU RAPORU

 

İstanbul Konut İmar Plan Sanayi ve Ticaret A.Ş (Kiptaş) tarafından İstanbul İli, Başakşehir ilçesinde 4952 adet konut yapımı tamamlanarak konut alıcılarına teslim edilmiştir.

Yönetim Kurulunun 01.01.2012-31.12.2012 dönemi için hazırlamış olduğu Ortak Gider Aidat ve İşletme Bütçesi onaylanarak yürürlüğe konulmuş ve konut alıcılarına elden ve posta yolu ile tebliğ edilmiştir.

Başakşehir 5. Etap Yönetiminin; 01.01.2012-31.12.2012 dönemini kapsayan faaliyetlerine ilişkin harcama ve kayıtları üzerinde yapmış olduğumuz denetim, tespit ve sonuçları aşağıda maddeler halinde belirtilmiştir.

 

1- YÖNETİM KURULU’NUN KARARLARINA İLİŞKİN TESPİTLER

Yönetim Kurulunun;

  1. a) 04.2012 tarih ve 2012/001 no’lu kararı ile;

2012 dönemi Aidat İşletme Bütçemizde, bölgelerimizin ortak yeşil alanlarının sulama giderleri bulunmadığından dolayı,

1- 01.05.2012-30.09.2012 Dönemini kapsayan sulama bütçelerinin hazırlanması ve kurulumuza onaya sunulmasına

2-  Onaylanan sulama bütçelerimizin uygulamaya konulmasına ve site sakinlerine tebliğine,

  1. b) 04.2012 Tarih ve 2012/002 no’lu kararı ile;

1- 8 Eylül 2012 tarihinde Blok Temsilcileri seçimlerinin yapılmasına, çoğunluk sağlanamaması halinde seçimlerin 15 Eylül 2012 tarihinde katılanların çoğunluğu ile gerçekleştirilmesine,

2-   Genel Kurulun ise 22 Eylül 2012 Tarihinde yapılmasına, çoğunluğun sağlanamaması halinde ise 29 Eylül 2012 tarihinde katılanların çoğunluğu ile Genel Kurul’un gerçekleştirilmesine,

  1. c) 07.2012 Tarih ve 2012/003 no’lu kararı ile;

İBB Mesken Müdürlüğüne ait Tarabya Sitesinde bulunan A22 Blok’un boş olmasından dolayı 01.01.2011-31.12.2011 ve 01.01.2012-31.12.2012 Dönemi Ortak Gider Aidat Bedelinin 40,00 TL olarak düzeltilmesine ve gecikme tazminatlarından muaf olmasına,

  1. d) 09.2012 Tarih ve 2012/01 Nolu Karar İle

Başakşehir 5. Etap Toplu Yapı Yönetim Kurulu Başkanı Nevzat BAYHAN başkanlığında üyeler Recep KOÇ, Fesih SAYAR, Mehmet ÇİÇEK ve Nuri TEPELTEPE yönetim binasında toplanarak aşağıdaki kararı almışlardır

  • Eski Yönetim Kurulu Karar Defteri kapatılarak, yeni karar defterine geçilmesine
  1. e) 09.2012 Tarih ve 2012/02 nolu kararı ile

Yapılan oylamada Yönetim Kurulu Başkanlığına Nevzat BAYHAN, Başkan Vekilliğine Recep KOÇ, Muhasip Üye Nuri TEPELTEPE, Denetim Kurulu Başkanlığına Soner Yılmaz’ın seçilmesine

  1. f) 10.2012 Tarih ve 2012/03 Nolu Karar İle
  1. Etap Toplu Yapı Yönetimi İşletme Müdürü Olarak Recep KOÇ’un atanmasına,
  1. g) 10.2012 Tarih ve 2012/04 nolu kararı ile

Yönetim Kurulu Başkanı Nevzat BAYHAN’a Yönetim Kulu Başkan Yardımcısı Recep KOÇ’a Muhasip Nuri TEPELTEYE’ye Üye Mehmet ÇİÇEK ve Üye Fesih SAYAR’a birinci derecede imza yetkisi verilmesine;

Site işletme müdürü Recep KOÇ’a İkinci derece imza yetkisi verilmesine;

İmza şekli hakkında metni aşağıya aynen alınan esasların kabulüne oy birliği ile karar verildi

  • Toplu yapı yönetimi lehine alınan teminat, ipotek ve hacizlerin fekki ile ilgili belgeler ve bu işlemlerle ilgili olarak verilecek vekâletnameler, 1.000,00 (Bin) Türk Lirası üzerindeki her türlü tasarruflarda bulunulması ve ödemelerin yapılması, personelin işe alınması ve iş akdinin sona erdirilmesi, ikinci şahıslarla sözleşme yapılması, Toplu Yapı Yönetimi adına bankalara tahsile veya teminata çek, senet verilmesi; çek karnesi talep edilmesi ve çeklein keşide edilmesi, bankalarda hesap açılması, kapatılması, bankalardan para çekilmesi, bankalar, resmi kurumlar, belediyeler ve benzeri devlet teşekkülleri ile hakiki ve hükmi şahıslar nezdinde ki ahzu kabz işlemleri birinci derece imza yetkisine haiz üç yetkilinin müşterek imzaları taşıyacaktır.
  • Toplu Yapı Yönetimi işletme müdürlüğünün dahili yazışmaları, Elektrik, Su, Telefon ve doğalgaz gibi mutat faturaların ödenmesi, 1.000,00(Bin) Türk Lirasına kadar olan bütün harcamaların ve ödemelerin yapılması, Özel ve resmi kurumlar ile yazışmalar yapılması, Gelir Vergisi  veya Ceza ödemelerinin bankalara ve/veya ilgili kurum veznelerine yapılması, Sgk, İski, İgdaş, Bedaş, Türk Telekom ve Vergi Daireleri ile ilgili tüm işlemlerin ifası için sözleşme imzalamaya, Site Yönetimi Kaşesi altında imza atmaya, icabı halinde site işleri için üçüncü şahıslara yetki verme işlemleri ikinci derece imza yetkisine haiz bir yetkilinin imzasını taşıyacaktır.
  • Sakinlere yapılacak duyuru ve bilgilendirme yazışmaları ikinci derece imza yetkisine haiz bir yetkilinin imzasını taşıyacaktır
  • Birinci derece imza yetkilileri ikinci derece imza gerektiren işlemlerde de imza yetkisine sahiptirler.
  • Yetkili imzaların Toplu Yapı Yönetim unvanı altına atılması şarttır.
  • İş bu sirküler hükümlerinin yürürlüğe girmesi ile birlikte eski sirküler hükümleri kendiliğinden yürürlükten kalkmıştır.
  1. h) 11.2012 Tarih ve 2012/05 nolu kararı ile

 

Site Yönetimi teknik birim sıhhi tesisat bünyesine 3 ay geçici süreyle sözleşmeli olarak çalıştırılmak üzere Tacettin AKIN’ın işe alınmasına;

  1. I) 11.2012 Tarih ve 2012/06 nolu kararı ile

Kat malikleri ve tüm birimler ile irtibat kurabilmek için teknolojiden yararlanmasına,

a-      Bilgi İşlemler için web sitesi kurulmasına,

b-      İşlerin verimini artırmak amacıyla sistematik bir şekilde çalışmak için otomasyon sisteminin kurulmasına

  1. Etap dâhilinde bulunan;

a- Tüm bloklarda hasan gören ve dökülen mermerlerin onarım ve bakımının yapılmasına,

b- Tüm blokların yağmur iniş borularında meydana gelen hasarların onarılması ve bakımının yapılmasına

c- Bloklardan gelen kötü kokuların giderilmesi için her bloğun rögarına çekvalf takılmasına,

  1. Etap Toplu Yapı bünyesinde bütün sitelere,

a- İhtiyaca göre iş makineleri ve araç kiralanmasına,

  1. i) 11.2012 Tarih ve 2012/07 nolu kararı ile

Bayram ve resmi tatillerinde fazla mesai yapan personellerin mesai ücretlerinin verilmesine

  1. j) 08.11.2012 Tarih ve 2012/08 nolu kararı ile

a-      Başakşehir 5. Etap Toplu Yapı Yönetimi bünyesinde çalışan tüm personelle ilgili olarak, mazeretsiz işe gelmeyen geç gelen görev tanımında belirtilen işleri savsaklayan iş disiplinine ve iş ahlakına uymayan davranışlarda bulunan personelden, idari yaptırım olarak ücret kesintisi yapma ve delil niteliğindeki evrakların tamamlanmış olması şartıyla personelin iş akdinin feshi hususunda komisyon kurulmasına, çıkacak kararların Başkanın onayına sunulmasına

b-      Komisyon üyeleri; Mehmet ÇİÇEK, Recep KOÇ, Salih KANBUR’a yetki verilmesine,

c-      Yönetim bünyesi içinde yapılacak olan satın alma işlerinde; teklif alma ve piyasa araştırması yapma işlemlerinin yapılması için komisyon kurulmasına

d-     Satın alma komisyon üyeleri olarak Nuri TEPELTEPE, Fesih SAYAR, Murat KABULLAR ve Recep KOÇ’a yetki verilmesine;

  1. k) 08.11.2012 Tarih ve 2012/09 sayını kararı ile

Başakşehir 5. Etap Toplu Yapı Yönetim Kurulu Başkanı Nevzat BAYHAN başkanlığında üyeler Recep KOÇ, Nuri TEPELTEPE, Mehmet ÇİÇEK ve Fesih SAYAR yönetim merkezinde toplanarak, temsil ve ilzam esaslarını belirlemek amacıyla, aşağıdaki kararları almıştır;

1-      Toplu Yapı işletme bütçesinin onayı yeni kadro ihdas edilmesi, personelin işe alınması ve iş akdinin sona erdirilmesi, personel ücretlerinin belirlenmesi Yönetim Kurulu Kararı ile;

2-      Toplu yapı için yapılan ve değeri 1.000,00 (Bin) TL üzerindeki her türlü tasarrufta bulunması, toplu yapı yönetimine ait tüm iş ve işlemler ile ilgili olarak toplu yapıyı resmi ve özel kurum ve kuruluşlarda temsile, toplu yapı adına 634 sayılı KMK’nu onaylı işletme bütçesi çerçevesinde üçüncü şahıslarda sözleşmeler akdetmeye, rehinler ve teminatlar vermeye, banka ve sigorta şirketlerinde işlem yapmaya, bankalarda hesap açmaya ve kapatmaya, para yatırmaya ve çekmeye, toplu yapı hesaplarında toplanan nakitlerin değerlendirilmesi, üçüncü şahıslara borç verilmesi, çek karnesi talep etmeye, çek keşide etmeye, kambiyo senetleri imzalamaya, internet üzerinden tüm bankacılık işlemlerini yapmak için şifre talep etmeye, almaya ve iptal etmeye, bankalardan finans kurumlarından ve diğer kurumlardan teminat mektubu talep etmeye, istenecek evrak ve belgeleri ibraz etmeye ve imzalamaya, toplu yapı yönetimi adına düzenlenmiş teminat mektubunu teslim almaya, prim ve hasar bedellerini ödemeye ve almaya, araçların pert bedellerini kaskodan tahsil etmeye, vergi daireleri, SGK, İşkur ve Bölge Çalışma Müdürlükleri Belediyeler ve diğer resmi kurumlar nezdindeki işleri yapmaya, belge beyanname ve bildirgeler vermeye, vergi ve primler ödemeye, fazlalarını geri almaya, e bildirge verebilmek için şifre almaya, işçi almaya ve işçi çıkartmaya, personel iş sözleşmesi imzalamaya, teminatlar vermeye ve almaya, yatırılan teminatları geri almaya, hasıyı toplu yapı yönetimine ait günlük rutin işleri yapmaya, toplu yapı yönetimi kaşesi altında imza atmaya icabı halinde toplu yapı işleri için üçüncü şahıslara vekalet vermeye, avukatlara vekalet vermeye, gerekmesi halinde ücüncü şahısları azletmeye, toplu yapı olarak mahallerine ait elektrik su telefon doğalgaz gibi mutad faturaların ödemelerinin yapılması için özel ve resmi kurum ve kuruluşlarla gerekli yazışmaların yapılması , personel maaş ödemelerinin yapılması, SGK ve vergi kesintilerinin yapılması ve kanuni süresi içinde ilgili kurumlara ödenmesi ve diğer mutad ödemelerin yapılması, personelin tecziyesi ve mükafatlandırılması, EFT ve havale işlemleri için teminat verilmesi, bono ile borçlanma yapılması, İGDAŞ, İSKİ, BEDAŞ, TÜRK TELEKOM,ş TURKCELL, VODAFON, AVEA ve diğer kurumlar ile yapılan sözleşmeleri imzalamaya, Toplu yapı yönetim kurulu başkanı veya yönetim kurulu başkan vekilinden birinin imzası ile birlikte (A) grubu imza yetkili herhangi birisinin MÜŞTEREK imzaları ile yetkili kılınmalarına,

3-      Toplu yapı için yapılan ve değeri 1.000,00 (BİN) TL’ne kadar olan cari harcamaları yapmaya, üyeler borçsuzluk belgesi vermeye TOPLU YAPI MÜDÜRÜ yetkilidir. Personelin vizite kağıtlarını ve sağlık belgelerini ve ilgili kurumlara verilecek olan kanuni beyanname ve bildirgelerini ise Toplu Yapı Yönetim Kurulu Başkanı veya Vekilinden birisinin imzası ile birlikte (a) veya (B) grubundan herhangi ikisinin MÜŞTEREK imza yetkilisi ile temsil ve ilzam edilmesine;

  1. Derece (A Grubu) İmza Yetkilileri

Sn. Nevzat BAYHAN                Yönetim Kurulu Başkanı

Sn. Recep KOÇ                           Yönetim Kurulu Başkan Vekili

Sn.Nuri TEPELTEPE                  Yönetim Muhasip

Sn. Mehmet ÇİÇEK                    Yönetim Kurulu Üyesi

Sn.Fesih SAYAR                                    Yönetim Kurulu Üyesi

Sn. İlhan Aydın KARTAL         Boğaziçi Yönetim A.Ş Genel Müdürü

 

  1. Derece (B Grubu) İmza Yetkilileri

Sn. Ayşe YÜCEL                                   Boğaziçi Yönetim A.Ş Mali İşler Müdürü

Sn. Özgür Nesin İÇİN                Boğaziçi Yönetim A.Ş İnsan Kaynakları Müdürü

  1. l) 08.11.2012 Tarih ve 2012/11 nolu Karar ile;

Toplu Yapı Yönetimi İşletme Müdürü Recep KOÇ’A ücret olarak aylık net 3.000,00 TL (üçbin) maaş verilmesine;

  1. m) 08.11.2012 Tarih ve 2012/12 nolu kararı ile

Yabancı araçların 5. Etap Toplu Yapı içindeki sitelere girişlerini engellemek, bu araçların sorgulamasını yapmak ve giriş çıkışların daha hızlı olabilmesi için; her daireden bir araca ücretsiz Otomatik Geçiş Kartı (OGS) dağıtılmasına;

  1. n) 15.11.2012 Tarih ve 2012/13 nolu kararı ile

1-      Sözleşmeli Avukat olarak çalışmakta olan, İkitelli VD. 087 033 0080 sicil nosunda kayıtlı Avukat Ayten ASLAN ile yapılan 01.01.2012 tarihinde başlayıp 31.12.2012 tarihinde bitecek olan ve Avukatlık Hizmet Sözleşmesi başlığını taşıyan sözleşmenin, bitiş tarihinden itibaren yenilenmemesine, kararın Müdür aracılığı ile avukata tebliğine,

2-      Avukat olarak çalıştırmak üzere Avukat Nazif AYDIN ile Avukatlık Hizmet Sözleşmesi yapılmasına, bu konuda sözleşme yapmak üzere Müdüre yetki verilmesine,

  1. o) 29.11.2012 Tarih ve 2012/14 nolu kararı ile;

Sitelerimizdeki güvenlik hizmetlerinin yönetimimiz kontrolündeki Aşiyan (6), Hisar (6), Salacak (6), Yeniköy (6), Ortaköy (6), Kavacık (6), Kanlıca (6), Kalamış(6), İstinye (6) Tarabya (12), Emirgan (6), Beykoz (3) ve yönetim binasına (6) olmak üzere toplam 81 personel silahsız olarak 5188 Sayılı kanunun öngördüğü şartlar çerçevesinde Özel güvenlik hizmeti satın almak suretiyle yapılmasına;

ö) 29.11.2012 Tarih ve 2012/15 nolu kararı ile;

Başakşehir 5. Etap Toplu Yapı Yönetimi bünyesinde çalışmakta olan Personellerimizden Yusuf KARTAL, Yılmaz DAL, ve Metin GÜNCAN’ın ikale yolu ile iş akidlerinin protokol imzalanarak sonlandırılmasına;

  1. p) 06.12.2012 Tarih ve 2012/16 nolu kararı ile;

Başakşehir 5. Etap Toplu Yapı Sitelerinin içinde bulunan mevcut kameraların sayılarının yetersiz olması teknolojik sisteme cevap verememesi, site için güvenliğini zaafa uğratmaktadır.

Bu nedenle; Sitelerin içinde güvenlik zafiyetini daha aza indirebilmek için, DİGİTAL HD kamera sisteminin proje kapsamında kurulmasına;

  1. r) 19.12.2012 Tarih ve 2012/17 nolu kararı ile;

Otorite Özel Güvenlik Hizmetleri Ltd.Şti ile olan Güvenlik Sözleşmesinin süresi 01.01.2012 ile 31.12.2012 tarihleri arası olup, mevcut sözleşmenin 31.12.2012 tarihi itibariyle sona erdirilmesine ve böylelikle yenilenmeyeceğinin otorite güvenlik firmasına bildirilmesine, ayrıca yeni firma ile güvenlik sözleşmesi imzalanmasına;

  1. s) 19.12.2012 Tarih ve2012/18 nolu kararı ile;

Toplu yapı yönetimi bünyesinde Temizlik Görevlisi olarak çalıştırılmak üzere Hakan ÇAM ve Orhan KEPENK’in Halkla ilişkiler biriminde çalıştırılmak üzere İkbal SÜMBÜL ve Damla YILMAZ’ın işe girişlerinin yapılmasına;

ş) 19.12.2012 Tarih ve 2012/19 nolu kararı ile;

  1. Etap Toplu Yapı Yönetimi Ertuğrul Gazi Caddesi No:29 (Sular Vadisi 3. Bölgedeki 24 nolu Sosyal Tesis Otopark Binası) adresine taşınmasına;
  1. t) 27.12.2012 Tarih ve 2012/20 nolu kararı ile;

Kat Mülkiyeti Kanunu ve Yönetim Planına göre 13.01.2013 tarihinde Blok Temsilci seçimlerinin kendi bloklarında yapılmasına, çoğunluk sağlanamaması halinde seçimlerin 20.01.2013 tarihinde yenilenmesine, Yönetim Kurulu seçimlerinin  ise, Yönetim Binası Konferans Salonunda 03.02.2013 tarihinde saat 18.30’da yapılmasına, çoğunluğun sağlanamaması halinde 10.02.2013 saat 18.30’da yenilenmesine

Katılanların oy birliği ile karar verilmiştir.

2- YÖNETİM KURULU’NUN FAALİYETLERİNE İLİŞKİN TESPİTLER

01.01.2012-31.12.2012 dönemini için aşağıda ayrıntısı verilen 12 Bölge ye ait Toplam 5.804.265,79 TL’lik  Ortak Gider Aidat ve işletme bütçelerinin uygulamaya konulduğu

1-      Aşiyan Bölgesi Bütçe Toplamı                     :    512.667,91 TL

2-      Hisar Bölgesi Bütçe Toplamı                      :    328.706,27 TL

3-      Salacak Bölgesi Bütçe Toplamı                  :    717.859,35 TL

4-      Yeniköy Bölgesi Bütçe Toplamı                 :    597.800,70 TL

5-      Ortaköy Bölgesi Bütçe Toplamı                 :    459.757,55 TL

6-      Kavacık Bölgesi Bütçe Toplamı                 :    344.122,62 TL

7-      Kanlıca Bölgesi Bütçe Toplamı                  :    459.448,61 TL

8-      Kalamış Bölgesi Bütçe Toplamı                :    689.317,69 TL

9-      İstinye Bölgesi Bütçe Toplamı                  :    340.169,84 TL

10-  Emirgan Bölgesi Bütçe Toplamı                 :    275.165,05 TL

11-  Tarabya Bölgesi Bütçe Toplamı                    : 1.030.900,15 TL

12-  Beykoz Bölgesi Bütçe Toplamı                    :       48.350,05 TL

01.05.2012-30.09.2012 dönemi için aşağıda ayrıntısı verilen  12 bölgeye ait Toplam 337.313,00 TL’lik Bahçe Sulama Bütçelerinin uygulamaya konulduğu,

1-Aşiyan Bölgesi Bütçe Toplamı                      :    32.407,00 TL

2-Hisar Bölgesi Bütçe Toplamı                        :    18.565,00 TL

3-Salacak Bölgesi Bütçe Toplamı                     :    35.999,00 TL

4-Yeniköy Bölgesi Bütçe Toplamı                    :    34.205,00 TL

5-Ortaköy Bölgesi Bütçe Toplamı                    :    31.150,00 TL

6-Kavacık Bölgesi Bütçe Toplamı                    :    21.420,00 TL

7-Kanlıca Bölgesi Bütçe Toplamı                     :    29.804,00 TL

8-Kalamış Bölgesi Bütçe Toplamı                    :    43.000,00 TL

9-İstinye Bölgesi Bütçe Toplamı                      :    24.554,00 TL

10-Emirgan Bölgesi Bütçe Toplamı                    :    13.338,00 TL

11-Tarabya Bölgesi Bütçe Toplamı                     :    49.835,00 TL

12-Beykoz Bölgesi Bütçe Toplamı                     :      3.436,00 TL

 

Yönetim Kurulu’nun bu dönem içerisinde toplam 18 oturumda bulunduğu, (Yönetim Kurulu Karar Defterine göre) Tespit edilmiştir.

3- BOĞAZİÇİ KONUT HİZMET YÖNETİM İŞLETMECİLİĞİ VE TİCARET A.Ş’NİN FAALİYETLERİNE İLİŞKİN TESPİTLER

Yönetim ile Boğaziçi Konut Hizmet Yönetim İşletmeciliği ve Ticaret A.Ş arasında imzalanan sözleşmenin ilgili maddeleri çerçevesinde şirket tarafından yapılan iş ve işlemlere ilişkin tespitler aşağıda belirtilmektedir.

  1. a) Muhasebe sisteminin oluşturulduğu ve sistem dâhilinde gelir ve giderlerin takip edildiği,
  1. b) Kat Maliklerinden yapılan aidat tahsilatlarının ve site yönetimine ait ödemelerin Denizbank BaşakşehirŞubesi 3490-2020044-351 veya 3490-2020044-362 nolu hesaplarda Bank Asya Başakşehir Şubesi 122-1104700-3 nolu site yönetimine ait hesaplardan yapıldığı, Bank Asya Bakırköy Şubesinde bulunan POS hesabı aracılığı ile de aidat tahsilatlarının yapıldığı;
  1. c) Gerekli personelin istihdam edildiği,

      Personelin mevcut durumu

      Görevlinin Unvanı                     Bütçelenen                 Alınan

İdari Personel                                       15                           12

Teknik Personel                                   11                            13

Temizlik Görevlisi (Kapıcı)                 62                            67

Peyzaj Personeli                                   11                                         9

İş Yeri Hekimi                                      1                               1

      Toplam                                              100                         102

 

İdari organizasyonu oluşturmak amacı ile idari personel, teknik personel ve bina görevlisi      (kapıcı) peyzaj personeli ve iş yeri hekimi olarak 100 adet personel için bütçe yapıldığı halde bu dönemde 102 adet personel istihdamının gerçekleştirildiği, işe başlatılan personelle başlama süreleri dikkate alınarak 01.01.2012–31.12.2012 tarihleri arasındaki dönemi kapsayan süreli hizmet sözleşmelerinin imzalandığı,

  1. d) 12.2011 tarihinde 01.01.2012-31.12.2012 dönemi için Boğaziçi Konut Hizmet Yönetim İşletmeciliği ve Tic.A.Ş. ile Yönetim Hizmet Alım Sözleşmesi imzalandığı,
  2. e) 01.2012 tarihinde, 230 Adet asansörün 01.01.2012-31.12.2012 tarihleri arasındaki aylık periyodik bakımı için, her ayın sonunda fatura tanzim edilmek kaydıyla, Asansör başına aylık 50,00 TL + KDV bedelle Karademir Asansör İnş.San. Tic.Ltd.Şti. ile Asansör Periyodik Bakım Sözleşmesi imzalandığı,
  3. f) 01.2012-31.12.2012 tarihleri arasındaki dönem için, avukat müşavirlik ücreti olarak, Makbuz karşılığı aylık 1.600,00 TL + KDV bedelle Av.Ayten ASLAN ile Avukatlık Sözleşmesi imzalandığı,
  4. g) 12.2011 tarihinde Erbilcan Otomotiv Turizm Ticaret Sanayi Ltd. Şti ile 01.01.2012-31.12.2012 tarihleri arasındaki dönem için, aylık 1.425,00 TL + KDV bedelle Araç Kira Sözleşmesi imzalandığı,
  5. h) 12.2011 tarihinde Ulaş Turizm.Temz.İnş.Nak.Oto.İth.İhr.San.Tic. Ltd. Şti ile 01.01.2012-31.12.2012 tarihleri arasındaki dönem için, aylık 1.500,00 TL + KDV bedelle Araç Kira Sözleşmesi imzalandığı
  6. i) 10.2012 tarihinde Erbilcan Otomotiv Turizm Ticaret Sanayi Ltd.Şti ile 05.10.2012-04.10.2013 tarihleri arasındaki dönem için, aylık 1.050,00 TL + KDV bedelle Araç Kira Sözleşmesi imzalandığı,
  7. j) Kat maliklerinden site eksikliklerine ilişkin gelen şikâyetlerin Halkla İlişkiler personeli tarafından form düzenlenmek suretiyle kayıt altına alındığı ve sonucundan ilgilisine bilgi verildiği, şikâyete konu sorunların site bünyesinde istihdam edilen teknik personeller tarafından çözüldüğü,

Hususları tespit edilmiştir.

 

4- MÜKELLEFİYET TESCİLİNE İLİŞKİN TESBİTLER :

  1. a) Vergi Dairesi ve SGK Tescilleri;

ü      İkitelli Vergi Dairesi Müdürlüğü’ne müracaatın yapıldığı, 144 037 6786 sicil numarası ile mükellefiyetin sağlandığı,

ü      Sosyal Sigortalar Kurumu İstanbul Sigorta Müdürlüğü’ne işyeri tescil müracaatının yapılarak 02.05.2006 tarihinden itibaren28592090910720340342252 sicil numarasının alındığı,

ü      Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Bölge Çalışma Müdürlüğü’ne müracaat edilerek 02.05.2006 tarihinde 28592079207634 sayı ile işyeri tescilinin yapıldığı,

ü      Ek-1 Personel Giriş Formlarının süresi içerisinde verildiği,

ü      Personele ait puantajların site yönetimince hazırlandığı, Bordro ve Bildirgelerin Boğaziçi Konut Hizmet Yönetim İşletmeciliği ve Ticaret A.Ş.’nin İstanbul Merkez Ofisinde hazırlandığı, ilgili personel tarafından imzalandığı,

ü      SSK tahakkuklarının dönemleri içerisinde yapıldığı ve süresi içerisinde ödendiği tespit edilmiştir.

5- İŞLETME BÜTÇESİNE İLİŞKİN TESPİTLER VE GERÇEKLEŞMESİ:

a) Gelir Gerçekleşmesi:

ü      01.01.2012–31.12.2012 tarihleri arasında; Ortak Gider Aidatı olarak toplam 6.071.423,49 TL alacağın tahakkuka bağlandığı,

ü      Tahakkuku yapılan bu alacak tutarından 5.492.879,49 TL tahsilâtın yapıldığı,

ü      578.544,00 TL alacağın da gelecek döneme devredildiği,

 

Bu döneme ait tahsilât gerçekleşmesinin % 90,47 olduğu,

  1. b) Gider Gerçekleşmesi:

ü      Yönetim Kurulu’nun Şirket ile yaptığı Hizmet Alım Sözleşmesinin 5. Maddesi doğrultusunda, Şirket tarafından Kat Maliklerinin ihtiyaçlarına ve sorunlarına cevap verebilme amacıyla öncellikle gerekli olan yönetim merkezi demirbaşları ile diğer mal ve hizmetlerde ihtiyaç duyulan malzemelerin satın alındığı,

ü      Bu dönemde (01.01.2012 – 31.12.2012) dönemi için

  • Aşiyan Bölgesinde 3.082,35 TL ‘si demirbaş, 560.754,46 TL’si de diğer mal ve hizmet alımları için kullanılan toplam 563.836,81 TL’nin harcandığı, (Mizana Göre)
  • Hisar Bölgesinde5.884,96 TL ‘si demirbaş, 376.610,05 TL’si de diğer mal ve hizmet alımları için kullanılan toplam 382.495,01 TL’nin harcandığı, (Mizana Göre)
  • Salacak Bölgesinde 6.523,14 TL ‘si demirbaş, 743.478,09 TL’si de diğer mal ve hizmet alımları için kullanılan toplam 750.001,23 TL’nin harcandığı, (Mizana Göre)
  • Yeniköy Bölgesinde 5.408,02 TL ‘si demirbaş, 690.002,63 TL’si de diğer mal ve hizmet alımları için kullanılan toplam 695.410,65 TL’nin harcandığı, (Mizana Göre)
  • Ortaköy Bölgesinde 2.798,57 TL ‘si demirbaş, 487.732,38 TL’si de diğer mal ve hizmet alımları için kullanılan toplam 490.530,95 TL’nin harcandığı, (Mizana Göre)
  • Kavacık Bölgesinde 6.215,01 TL ‘si demirbaş, 416.036,31 TL’si de diğer mal ve hizmet alımları için kullanılan toplam 422.251,32 TL’nin harcandığı, (Mizana Göre)
  • Kanlıca Bölgesinde2.384,70 TL ‘si demirbaş, 534.961,88 TL’si de diğer mal ve hizmet alımları için kullanılan toplam 537.346,58 TL’nin harcandığı, (Mizana Göre)
  • Kalamış Bölgesinde 24.182,03 TL ‘si demirbaş, 830.004,58 TL’si de diğer mal ve hizmet alımları için kullanılan toplam 854.186,61 TL’nin harcandığı, (Mizana Göre)
  • İstinye Bölgesinde 2.027,68 TL ‘si demirbaş, 381.322,02 TL’si de diğer mal ve hizmet alımları için kullanılan toplam 383.349,70 TL’nin harcandığı, (Mizana Göre)
  • Emirgan Bölgesinde 1.807,53 TL ‘si demirbaş, 345.943,23 TL’si de diğer mal ve hizmet alımları için kullanılan toplam 347.750,76 TL’nin harcandığı, (Mizana Göre)
  • Tarabya Bölgesinde 7.595,42 TL ‘si demirbaş, 1.172.989,26 TL’si de diğer mal ve hizmet alımları için kullanılan toplam 1.180.584,68 TL’nin harcandığı, (Mizana Göre)
  • Beykoz Bölgesinde 487,62 TL ‘si demirbaş, 62.094,96 TL’si de diğer mal ve hizmet alımları için kullanılan toplam 62.582,58 TL’ (Mizana Göre) olmak üzere 12 bölgede toplam 68.397,03 TL’si demirbaş 6.601.929,85 TL’si Diğer Mal ve Hizmet alımları olmak üzere toplam 6.670.326,88 TL’nin harcandığı,

 

ü      İşletme Bütçesi kapsamında 01.01.2012-31.12.2012 tarihleri arasında demirbaş ve diğer mal ve hizmetlerde ihtiyaç duyulan malzeme alımları için yapılan harcamaların aylara göre bütçe karşılıkları ile birlikte “Bütçe Gerçekleşme Tablosu” halinde düzenlendiği, (Ek-1)

Tespit edilmiştir.

6-HESAPLAR VE SARFLARI ÜZERİNDE YAPILAN DENETİM TESPİTLERİ:

  1. a) Mahsup fişlerinin incelenmesinden,

ü      Fişlerin ekinde harcama belge asıllarının bulunduğu,

ü      Fatura ve benzeri belgelerin imzalandığı,

ü      Satın almaya ait fatura eklerinde alımın yapıldığı firmayla diğer firmalara ait teklif ve eklerinin bulunduğu,

ü      Satın alma Yönetmeliğinin Yönetim Kurulu tarafından hazırlanarak Site Yönetimine verilemesi ve Satın alma limitlerine göre işlem tesis edilmesi, (her ne maksatla olursa olsun yapılacak tüm alımlarda satın alma yönetmeliği çerçevesinde en az üç teklif alınması temenni olunur.)

ü      Yapılan tahsilât ve ödemelerin, banka ekstreleri üzerinden kayıtlara alındığı ve banka ekstrelerinin ayrı bir dosyada muhafaza edildiği, 31.12.2012 tarihi itibariyle banka bakiyesi ile kayıtlar arasında mutabakata varıldığı,

01.01.2012-31.12.2012 tarihleri arasındaki hesap hareket ve dökümlerini gösteren Hesap Vaziyeti raporun ekinde yer almaktadır. (Ek-2)

Sarf ve Kayıtların Tetkikinden;

  1. a) Vadesiz Mevduat Hesabı

ü      Denizbank Başakşehir Şubesi 3490–2020044–351 No’lu Hesaptaki toplam bakiyenin 5.654,90 TL olduğu,

ü      Denizbank Başakşehir Şubesi 3490–2020044–354 No’lu Hesaptaki toplam bakiyenin 55.071,80 TL olduğu,

ü      Denizbank Başakşehir Şubesi 3490-2020044-362 Nolu hesaptaki toplam bakiyenin 410,00 TL olduğu

ü      Bank Asya Bakırköy Şubesi 39 1104700-3 No’lu Hesaptaki toplam bakiyenin 6.742,70  TL olduğu,

ü      Bank Asya Bakırköy Şubesinde bulunan Pos Hesabındaki toplam bakiyenin 372.352,12 TL olduğu,

ü      Denizbank Başakşehir Şubesinde bulunan Pos Hesabındaki toplam bakiyenin 2.925,47 TL olduğu,

b) İş Avansları faslında;

ü      Yönetim bünyesinde ve ortak mahallerde ihtiyaç duyulan malzeme, hizmet alımları, vb. yapılan tüm harcamalarda yönetim personeli Murat KABULLAR adına Bankaya talimat verilmek suretiyle bankadan para çekildiği, ilgililerce çekilen bu paraların iş avansı hesabı çalıştırılmak suretiyle ödemeleri gerçekleştirdiği,

c) İşletme Bütçeleri kapsamında;

ü      Şirket tarafından, personel, kırtasiye, sarf malzemesi, temizlik malzemesi, ortak mahal elektrik-su gideri ile Teknik İşler malzeme, bakım ve yedek parça giderleri için toplam 6.670.326,88 TL tutarında bir harcamanın gerçekleştiği, (Mizana Göre)

ü      Satıcılara Borçlar Kaleminde görülen 562.698,75 TL’nin Yönetim Hizmet ve Güvenlik Hizmet alımı, Teknik ve Temizlik Malzeme alımı,Elektrik, Su Doğalgaz, Asansör bakım bedeli ile demirbaş alımı  alımlarıyla ilgili olduğu, (Mizana Göre)

ü      31.12.2012 tarihi  itibariyle personele ödenecek ücret, kıdem tazminatı ve avukat serbest meslek ödemesi borcunun 98.686,24 TL olduğu, (Mizana göre)

ü      Diğer Borç kaleminde 19.605,99 TL’ borç olduğu, (Mizana Göre)

ü      Ödenecek Vergi ve Yükümlülükler Kaleminde  31 Aralık 2012 Dönemine ait 49.257,61 TL SGK primi ait olduğu ve ödemelerinin bir sonraki ayda gerçekleştirileceği, (Mizana Göre)

ü      Bu dönem içerisinde Yönetim bünyesinde kullanılmak üzere Demirbaş Gideri (Merkezi Yönetim ve Çevre Hizmetleri vs.) olarak toplam 64.120,28 TL tutarında bir harcamanın gerçekleştirildiği,  (Mizana Göre)

7- SONUÇ VE ÖNERİLER :

Yönetim Kurulu ve Şirket tarafından 01.01.2012-31.12.2012 dönemine ilişkin yürütülen işlemlerle ilgili yapmış olduğumuz denetim sonucunda, yapılan tespit ve öneriler raporun bütünü içerisinde yer almaktadır.

Ancak, Yönetim faaliyetleri gereğince bundan sonra;

  1. a) Harcamaların “İşletme Bütçesi”ndeki kalemlerini aşmamasına özen gösterilmesi, zorunlu hallerde kalemler arasında yapılacak aktarmalar için Yönetim Kurulunca karar alınması,
  2. b) Günlük Kasa limitleri ve satın alma limitlerine ilişkin tespit kararının Yönetim Kurulunca alınması,
  3. c) Muhasebe, finansman, bütçeleme ve insan kaynaklarının kendi iç bünyemizde yapılması için gerekli çalışmaların yapılması,
  4. d) İş sağlığı ve iş güvenliği uzmanı ile sözleşme imzalanması,

Hususları temenni olunmaktadır.

Denetim Kurulu Başkanı

Soner YILMAZ